Attentie, personeel!

DELEN IS LEUK:
Alle facetten

Hier heeft bijna elke organisatie en elk individu mee te maken. En dan ook nog met alle facetten van de privacywet. Gelukkig is de verwerking van personeelsgegevens behoorlijk uitgewerkt. Ook heeft de AP meerdere instructies beschikbaar voor de omgang met personeel. In de praktijk zie je dat het probleem niet het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is, maar veel meer om het verstrekken gaat. Er zijn – naast de interne verwerkingen – namelijk ook veel externe belanghebbenden.

Kwetsbare positie

Dat er duidelijke instructies zijn, wil echter niet zeggen dat de naleving dan ook zondermeer vlekkeloos verloopt. Werknemers bevinden zich in een kwetsbare positie omdat zij financieel afhankelijk zijn van hun werkgever. Deze verhouding kan voor ongewenste situaties zorgen; werkgevers verlangen inzet van medewerkers waarbij mogelijk onnodig of overdadig persoonsgegevens worden gebruikt. Ook komt het voor dat medewerkers zich gedwongen voelen om hun medewerking te verlenen uit angst voor represailles.

Welke verwerkingen zijn er?

Allereerst een aantal interne verwerkingen. Sommigen lijken vergezocht maar komen wel voor.

  • De gepersonaliseerde telefoonlijst met foto, ofwel het smoelenboek. Vooral praktisch in wat grotere organisaties zodat collega’s elkaar kunnen herkennen. Of een overzicht van het voltallige team op internet; een eerste kennismaking van klanten met de organisatie die graag transparant en informatief wil zijn. In beide gevallen is dit pas mogelijk als er vrijelijk toestemming door de medewerker is gegeven en weet wat er met zijn of haar portret gebeurt. Een weigering mag geen negatieve gevolgen voor de medewerker hebben. De gegeven toestemming intrekken is altijd mogelijk, een foto moet dan verwijderd worden. Hoe laagdrempelig een foto ook lijkt te zijn, het is en blijft een bijzonder persoonsgegeven.
  • Een medewerker die voor een internationale organisatie werkt krijgt weer met een andere uitdaging te maken. Als het intranet met personeelsgegevens centraal wordt bijgehouden en deze toegankelijk is voor organisatieonderdelen buiten de EU, dan kan er sprake zijn van verstrekking van gegevens aan een land buiten de EU.
  • Veel werkgevers verlangen transparantie over de nevenwerkzaamheden van hun medewerkers, ongeacht of deze betaald of onbetaald plaatsvinden. Het belang voor de werkgever kan onder meer het vermijden van ongewenste exposure of tegenstrijdige belangen zijn. Als dit geaccordeerd beleid van een organisatie is, dan moet een medewerker hier aan voldoen. Is de werkgever een overheidsinstantie, dan geeft de Ambtenarenwet de werkgever niet alleen de mogelijkheid om de werkzaamheden te registreren, maar ook om deze openbaar te maken opdat er transparantie naar de burgers ontstaat.
Verstrekkingen

Externe verstrekkingen zijn er in meerdere vormen. Allereerst zijn er verstrekkingen die een wettelijke grond kennen. Zo ontvangt de Belastingdienst alle gegevens die nodig zijn voor de belastingheffing. Bij langdurige ziekte wordt de medewerker gemeld bij het UWV. En in het geval een medewerker van strafbare feiten wordt verdacht, dan kunnen ook gegevens verstrekt worden.

Uitvoeren van een overeenkomst

Een andere belangrijke grond voor verwerking is de noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst. Het voor de hand liggende voorbeeld is de arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer. Een werknemer is zich er van bewust dat het verstrekken van gegevens onlosmakelijk met het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst is. Als werknemer ben je er zelf bij. Stelt de werkgever bijvoorbeeld een leaseauto ter beschikking, dan worden er persoonsgegevens aan de leasemaatschappij verstrekt. Ook dit is een verstrekking die nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst.

Verstrekking met toestemming van je personeel

Daarnaast zijn er de verstrekkingen waar toestemming voor gegeven moet worden. In een werkgever-werknemer relatie wordt deze toestemming nooit zondermeer aangenomen, een werknemer heeft namelijk altijd een afhankelijke positie ten opzichte van de werkgever.

Een voorbeeld waarvan de AP aangeeft dat ook in het geval van toestemming de verwerking niet rechtmatig is omdat een werknemer afhankelijk is van diens werkgever, is het verstrekken van naam en locatie aan klanten als een extra service van een bezorg- of taxidienst. Dit is enkel mogelijk als het noodzakelijk is (en daarmee een gerechtvaardigde verwerkingsgrond vormt) voor de dienstverlening, nooit als extra service. Ook het verstrekken van een foto – om te laten zien wie er straks voor de deur staat – is niet toegestaan.

Wees zorgvuldig

Let wel, dit is geen uitputtende behandeling van personeel. Er zijn veel meer verwerkingen mogelijk. Denk aan toegangsregistraties, cameratoezicht, prestatie-overzichten en autovolgsystemen van personeel. Dit is een kleine greep uit de verwerkingen die je in de praktijk tegen kunt komen. Alle goed bedoeld en vaak ook ontstaan door de toepassing van nieuwe technieken, maar daarom nog niet altijd toegestaan. Ons advies is dat een werkgever zorgvuldig de gronden voor verwerking van gegevens van het personeel moet nagaan en zich bewust moet zijn van de machtspositie die het werkgeverschap creëert.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *